Peragkat Lunak Aplikasi Perkantoran

TIK - Peragkat Lunak Aplikasi Perkantoran

Perangkat lunak aplikasi atau program aplikasi (disingkat aplikasi) adalah program komputer yang dirancang untuk melakukan tugas tertentu yang berkaitan dengan pengoperasian komputer itu sendiri (Oxford English Dictionary). Aplikasi biasanya digunakan oleh pengguna, yang biasanya disebut end-user. 

Penggunaan aplikasi itu ibarat mengemudikan sebuah sepeda. Sebelum mengemudikan sepeda, kalian perlu mengenal apa itu sepeda, bagaimana mengemudikan sepeda, dan memanfaatkan sepeda untuk mengantar seseorang mencapai tujuan. Saat mengemudikan sepeda, kalian harus memiliki tujuan yang jelas, dan akan mencapai tujuan dengan cara yang efisien dan optimal, misalnya dengan mempertimbangkan jalur yang ditempuh agar cepat sampai. Seperti seorang kusir yang perlu mengenal kereta dan kudanya dengan baik, seseorang yang akan mengemudikan sepeda harus mengenal dengan baik sepedanya.

Demikian juga halnya ketika menggunakan aplikasi seperti aplikasi perkantoran yang terdiri atas pengolah kata, pengolah lembar kerja, dan pengolah presentasi. Saat akan menggunakan aplikasi tersebut, kalian harus menyertainya dengan proses berpikir untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, agar dapat mempergunakan aplikasi perkantoran secara efisien, kita perlu memahami objek utama yang dikelola dan elemen-elemennya, layanan yang disediakan bagi pengguna, dan antarmuka dengan pengguna.

1. Objek Aplikasi 

Setiap aplikasi mempunyai objek utama yang dikelola, misalnya seperti berikut. 

• Aplikasi pengolah kata digunakan untuk mengelola dokumen yang terutama terdiri atas teks yang berada dalam halaman, memiliki sejumlah paragraf, kata, tanda baca, dan lain-lain. 
• Aplikasi pengolah lembar kerja digunakan untuk mengelola sekumpulan lembar kerja (worksheet), yang di dalamnya dapat berisi angka, teks, formula (rumus), dan lain-lain. 
• Aplikasi presentasi digunakan untuk mengelola sekumpulan slides untuk mempresentasikan sesuatu kepada orang lain, yang utamanya berisi teks dan gambar, dll.

Setiap komponen atau elemen dari objek utama aplikasi akan mempunyai istilah tersendiri. Objek aplikasi akan disusun secara terstruktur dan mempunyai hubungan satu sama lain. Setiap objek akan mempunyai ciri, dan ciri itu dapat diubah oleh penggunanya. Pada kegiatan yang terkait konsep ini, kalian akan mengenal objek utama aplikasi pengolah utama (dokumen) dan elemen-elemennya. Melalui penjelasan dan eksplorasi yang kalian lakukan terhadap setiap objek aplikasi pengolah kata, kalian dapat terbantu untuk melakukan hal yang sama serta melakukan eksplorasi terhadap aplikasiaplikasi lainnya.

Objek atau potongan objek dari sebuah aplikasi dapat dipindahkan dari satu tempat/posisi dalam aplikasi tersebut ke posisi lain aplikasi itu sendiri, atau bisa juga dipindahkan ke aplikasi lain. Untuk melakukannya, dapat digunakan operasi-operasi penting seperti Potong/Salin/Lekatkan (Cut/Copy/Paste). Pemindahan objek atau potongan objek tersebut bisa terjadi karena ada suatu “buffer”, yaitu suatu tempat penyimpanan khusus yang formatnya dikenal oleh aplikasi-aplikasi tersebut. Itulah sebabnya, saat membuka jendela aplikasi pengolah kata dan pengolah lembar kerja, kita dapat memindahkan “teks” yang disalin dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.

Objek utama aplikasi diolah sementara pada jendela aplikasi yang terbuka. Dengan demikian, jendela aplikasi itu adalah area kerja untuk mengolah objek aplikasi selama jendela masih terbuka, dan dapat disimpan (save) sewaktuwaktu ke mediapenyimpan yang tahan lama (persistent) untuk diakses kembali. Objek tersebut akan hilang saat pengguna keluar dari aplikasi, dan akan dapat dibaca kembali setelah membukanya dari media penyimpan. Supaya tidak hilang saat aplikasi ditutup atau pengguna keluar dari aplikasi, objek utama aplikasi disimpan sebagai file dengan ekstensi tertentu seperti berikut.

• File hasil menyimpan objek utama pada aplikasi pengolah kata disimpan dalam format .doc, .docx. .rtf, .odt, atau format lainnya.
• File hasil menyimpan objek utama pada aplikasi pengolah lembar kerja disimpan dalam format .xls, .xlsx, .ods, .csv atau format lainnya.
• File hasil menyimpan objek utama pada aplikasi pengolah bahan presentasi (slides) disimpan dalam format .ppt, .pptx, .odp atau format lainnya.

Terdapat juga beberapa format file lainnya yang merupakan objek utama aplikasi yang lain, seperti contoh berikut ini.

• File gambar dengan representasi data berupa bitmap yang disimpan dalam format .png, .bmp, .jpeg. 
• File gambar dengan representasi data berupa vektor yang disimpan dalam format .svg.
• File .PDF adalah file dalam format yang portabel, dan dapat diproses oleh aplikasi apa pun.

File teks murni, hanya dalam deretan karakter yang disimpan dalam format .txt atau .html (siap ditampilkan oleh web browser).

Aplikasi-aplikasi lain akan menyimpan format yang khusus, misalnya aplikasi pengelola diagram mind map, diagram flow chart, dsb.

Setiap format file mempunyai representasi tertentu. Sebuah format dapat disimpan (di-save) menjadi format yang lainnya dengan memanfaatkan pengubah format (converter). Misalnya, untuk mencegah perubahan, sebuah file docx disimpan menjadi PDF karena PDF lebih mudah dibaca di perangkat apa pun oleh banyak aplikasi tanpa khawatir formatnya berubah.

2. Fitur Cut, Copy, dan Paste

Perintah Cut (Potong), Copy (Salin), dan Paste (Tempel) pada aplikasi komputer saat ini, diinspirasi dari praktik tradisional dalam pengeditan naskah yang diketik pada sebuah kertas, di mana orang memotong (cut) paragraf dari halaman dengan gunting dan menempelkannya ke halaman lain (paste). Praktik ini tetap berlangsung hingga tahun 1980-an. Pada saat itu, toko alat tulis bahkan menjual “gunting pengeditan” dengan bilah cukup panjang yang mampu memotong halaman selebar 22 cm. 

Jika pada awalnya penggunaan Cut, Copy, and Paste memanfaatkan gunting, pada aplikasi komputer perintah Cut memindahkan teks atau objek lain ke dalam clipboard atau buffer yang berupa tempat penyimpan sementara. Perintah Paste akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan. Perintah Copy akan menyalin teks atau objek lain yang disorot ke dalam clipboard dan akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan.